Бізнес-тайм-менеджмент або управління часом для ділових людей від Юрист-блогу

Тайм-менеджмент для юристівГоловним завданням Юрист-блогу є бути максимально корисним, пізнавальним та цікавим. Саме тому, крім питань права ми публікуватимемо матеріали і на іншу тематику, але яка буде актуальна для наших читачів та клієнтів.

У цьому пості мова піде про тайм-менеджмент для юристів та ділових людей, а саме, як правильно організувати власний день, тиждень, місяць, щоб досягти максимального результату та відповідно бути задоволеним самим собою. Проте ми в жодному випадку не претендуватимемо на визнанні нашого підходу єдиним вірним, скоріше навпаки – поділимося власними ідеями та напрацюваннями у цій сфері, а ті, які, на вашу думку, можуть бути корисними – візьміть собі у власний “арсенал ефективності”.

Методи та способи тайм-менеджменту

Однозначно не можна вести мову про яку-небудь єдину систему управління часом, яка підходила б всім і була прийнятною для кожної ситуації. Кожну систему необхідно підлаштовувати під свої завдання, умови, в яких вона буде запроваджуватись. Крім того, важливим є фактор прийнятності для кожної особи тієї чи іншої методики в силу особистих чинників.

Таких методик на просторах Інтернету можна знайти чимало, починаючи від достатньо відомих систем Брайана Трейсі, Глєба Архенгельського, Стивена Кові, Девіда Аллена, Пітера Деніелса і закінчуючи напрацюваннями численних коучів.

Система бізнес-тайм-менеджменту  для юристів та ділових людей від Юрист-блогу

Ознайомившись з різноманітними методиками мені вдалося сформувати свою систему тайм-менеджменту, про основні ідеї якої розповім нижче.

За основу мною взято систему Девіда Аллена – Get Things Done, але з окремими удосконаленнями, що дозволяють підвищити власну продуктивність та сфокусованість.

Get Things Done (GTD)

Перш за все система GTD передбачає 100% фіксування всіх справ, що необхідно зробити, абсолютно по всім напрямкам роботи. Жодної справи не повинно триматися в голові. Для цього необхідно провести повну інвентаризацію всіх сфер діяльності та занести свої справи до органайзеру.

Для обліку справ я використовую програму Wunderlist, яка доступна для користувачів всіх операційних систем на безоплатній основі. Практика підказала, що використання паперових носіїв є менш зручним та ефективним, хоча в окремих випадках вони можуть доповнювати електронні.

Усі свої справи мною було розділено на такі групи:

  • Юрист-робота – сюди відношу усі задачі по юридичній роботі, роботі по проектах з клієнтами, робота з контентом Юрист-блогу. У вказаній групі мною створюються підгрупи в залежності від проекту;
  • Невеликі завдання – я відношу до вказаної групи задачі, що займають, як правило не більше 30 хвилин (зазвичай до 15 хв.). Їх виконання передбачається здійснити з невеликим відволіканням від завдань Юрист-роботи;
  • Очікування виконання – всі завдання, що були делеговані і виконання яких тримаються мною на контролі – заносяться до вказаного блоку;
  • По дорозі – всі завдання, які необхідно виконати на шляху до дому, офісу, клієнтів тощо;
  • Від дружини – чоловіку;
  • Від чоловіка – дружині;
  • Вдома – завдання для виконання, коли я вдома;
  • Комп’ютер – завдання, виконання яких потребує обов’язкове використання комп’ютера та Інтернет;
  • Коли-небудь – задачі, які є в планах зробити в майбутньому проте зараз на них уваги і часу не вистачає.
Читайте також:  Судова реформа: новели нового Закону України «Про судоустрій і статус суддів»

Зазначені категорії можна доповнити власними, які більш зручно будуть відображати вашу зайнятість у різноманітних проектах. Крім того необхідно встановлювати власні критерії та правила розподілу справ до тієї чи іншої категорії, у тих випадках коли їх одночасно можна віднести до декількох блоків.

Важливою умовою використання зазначених списків є обов’язкове занесення УСІХ справ до них. Кожна система буде працювати, якщо буде 100% довіра до неї. В цьому випадку важливою складовою роботи із вказаною системою є повне звільнення розуму від необхідності утримувати інформацію і повна концентрація на виконанні конкретного завдання.

Усі завдання, що вносяться до однієї з груп одразу в ручному режимі мною упорядковуються залежно від пріоритету та від того в якому порядку (безумовно в рамках конкретної групи) я планую виконувати.

При роботі з системою GTD я використовую правило, що в мої списки я вношу виключно конкретну наступну дію, а не загальну фразу. Наприклад, я не пишу “Публікація Юрист-блог”. Я пишу “Відредагувати публікацію”. Як тільки завдання виконано – відмічаю, я і записую нове завдання “опублікувати статтю на Юрист-блозі” і так далі.

Бізнес-тайм-менеджмент

Вказана методика значно підвищує продуктивність, дозволяє уникати зайвого витрачання часу на роздуми щодо наступної дії, допомагає боротися з нерішучістю.

Крім того під час запису справ, що мають бути виконані, до списків Wunderlist мною застосовуються умовні позначення * $. Зірочка застосовується в тих випадках, коли виконання справи, яку я планую зробити, займатиме не більше 15 хв. $ – це позначка для завдань, які безпосередньо пов’язані з формування місячного доходу.

Ви можете запроваджувати свої позначення. Їх використання дозволяє зробити помітку певних справ, що згодом спрощуватиме їх пошук та допомагатиме оптимізувати роботу.

І довершує цю систему щотижневий перегляд: аналіз всіх сфер життєдіяльності, запис нових справ, розстановка їх в порядку пріоритету, викреслення справ, що втратили актуальність кожної Неділі.

Шаблон продуктивного дня

Для того щоб систему GTD успішно імплементувати в щоденний процес мною було розроблено шаблон ефективного дня, що допамагає залишатись сфокусованим та продуктивним.

Для чого необхідний шаблон продуктивного дня?

Кожного дня ми прагнемо виконати велику кількість різноманітних справ. При цьому ці справи є абсолютно різними за своїм характером. Для того щоб вищенаведена система дійсно працювала, мною зроблені висновки про необхідність створення шаблону дня, який допомагає легко розподіляти всі справи в блоки та легко обирати, що виконувати в конкретний момент.

Шаблон робочого дня виглядає наступним чином:

  1. Ранок 6-00 – 7-30 (душ, пробіжка/зарядка, сніданок, ідеальний зовнішній вигляд) – цей блок охоплює типові щоденні завдання, тому їх я не заношу до списків і відповідно списки у вказаний період часу не переглядаю.
  2. Переїзд в офіс 7-30 – 8-15 – перед виїздом переглядається список “По дорозі”. Під час поїздки користуюся нагодою вдосконалити англійський (аудіо записи).
  3. Юрист-робота 8-15 – 12-30 та 14-30 – 18-30 – в ході зазначених періодів часу виконуються всі справи з блоку “Юрист-робота”. Крім того в ході юрист-роботи півгодини виділяється час для вивчення основних змін у законодавстві, аналізу судової практики тощо, а також півгодини для підвищення професійного рівня та самоосвіти, в тому числі у суміжних питаннях (маркетинг, SEO тощо). Звичайно за певних обставин в ході реалізації важливих та термінових завдань питання вивчення змін у законодавстві та самоосвіти вимушено відкладаються.
  4. З 12-30 до 14-30 – час для обіду, а також виконання невеликих справ з блоку “невеликі завдання”. Вказаний елемент шаблону дозволяє об’єднувати виконання великої кількості завдань, що потребують до 15 хвилин часу, та дозволяє залишатись сфокусованим протягом дня, не відволікаючись на дрібні завдання під час виконання дійсно важливих проектів.
  5. 18-30 – 19-30 – шлях додому. В роботі знову список “по дорозі”.
  6. 19-30 – 21-30 – виконуються справи зі списку “вдома” та “комп’ютер”.
  7. 21-30 – коротке підведення підсумків дня, аналіз завдань, що виконані, наповнення списків новими кроками у реалізації проектів.
Читайте також:  Доступ до публічної інформації: порівняльний аналіз українського законодавства та країн ЄС

Протягом дня переглядається список “Очікування виконання”.

Крім того під час роботи зі списками в рамках вказаного шаблону допомагає наявність справ із позначкою * (тобто тих, що потребують для виконання менше 15 хвилин). Наприклад, коли для закінчення сесії залишається обмаль часу виконуються такі “швидкі справи”.

Принцип “великих та малих каменів”

І останній головний принцип тайм-менеджменту, якій знайшов застосування в моїй системі – це принцип “великих та малих каменів”. Суть його витікає з наступного – якщо покласти в ємність спочатку багато малих камінчиків, то залишиться місце в кращому випадку для лише одного великого каменю. При цьому, якщо спочатку класти великі – їх можна покласти (умовно) п’ять, то потім вільний простір, що залишився, легко заповнити маленькими камінчиками.

Так само протягом дня – мають плануватися та виконуватися спочатку важливі великі справи, а вільні проміжки часу можуть заповнюватися невеликими, малозатратними з точки зору часу справами.

Підсумки

І насамкінець хочеться ще раз зазначити про те, що ідеальної системи не існує. Кожен, хто прагне бути ефективними та результативним, повинен розробити свій алгоритм.

Сподіваюся, що мої власні напрацювання та досвід будуть корисними у ваших напрацюваннях.

Також буде дуже цікаво прочитати якими ви практиками користуєтеся для організації власного часу. Пишіть свої “фішки у коментарях”.

Відправити заявку на отримання юридичної консультації

 

Оцініть змістовність та корисність статті

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезды (7 голосів, середняя оцінка: 5,00 из 5)

© 2017 Юрист-блог // Дизайн и поддержка: GoodwinPress.ru